POSKOTASUMATERA.COM-MEDAN-Pada era globalisasi ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam
berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media telah tercipta untuk kemudahan dalam menyimpan,
mencari dan menyebarkan informasi.
Hal ini diungkap Walikota Medan Drs H T Dzulmi Eldin S MSi MH diwakili Asisten Administrasi Umum, Renward Parapat saat membuka kegiatan Kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Medan di Hotel Grand Kanaya, Kamis (11/7).
Kegiatan ini
resmi di buka langsung oleh Asmum dengan tema "Penyelenggara Kearsipan
Wujud Tata Pemerintahan Yang Baik". Adapun maksud dan tujuan tema tersebut guna meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan
semangat pengabdian untuk dapat melaksanakan tugas dibidang kearsipan kemudian
dapat menciptakan visi dan dinamika pola pikir dalam
melaksanakan tugas kearsipan berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku
serta mewujudkan masyarakat sadar akan pentingnya arsip.
Lebih lanjut, Asmum menjelaskan bahwa arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain sebagai
informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya. Kemajuan teknologi berdampak besar terhadap aspek kehidupan
manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya
profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktivitas organisasi, dan tentu saja
manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan tersebut serta di sisi lain,
menjadi suatu tantangan bagi para pengolaan arsip itu sendiri.
“Bahwa kearsipan merupakan pengolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber
informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terancam baik itu
arsip yang dibuat maupun diterima sehingga sistem kearsipan yang
diselaranggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan lembaga,
organisasi, badan, maupun perorangan,” jelasnya.
Kemudian Rendward mengungkapkan, sosialisasi ini sangat perlu untuk penyelenggaraan kearsipan yang bermutu,
menjamin penyelamatan bahan pertanggung jawaban tersebut untuk mendukung
kepentingan manajemen pemerintahan dan pembangunan. Arsip tidak hanya dipandang
sebagai catatan sejarah, melaikan juga bagian tak terpisahkan dari manajemen
organisasi.
“Keberhasilan pengelolaan arsip dengan sendirinya akan mempengaruhi kinerja
organisasi, karena asrsip organisasi secara nyata dan berkelanjutan memberikan
dukungan kelancaran pada keseluruhan proses manajemen organisasi,” ungkapnya.
Selanjutnya, sosialisasi kearsipan ini dihadiri langsung oleh Wawan, SIP, MAP selaku
Direktur Kearsipan Daerah II, Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai
Narasumber.
Dalam
pemaparannya, ia menyampaikan bahwa "Setiap instansi
pasti mempunyai kearsipannya masing-masing, jadi jangan hanya memikirkan arsip
pribadi/personal saja, tetapi juga harus memikirkan kearsipan yang terkait
dengan organisasional. Apalagi di kalanganPemerintah Kota Medan.
Hal tersebut
juga tertuang dalam UU No 43/2009 tentang kearsipan, dimana arsip adalah
Rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan/organisasi,
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.(PS/RYANT)